Denne personvernerklæringen er ment for å gi deg informasjon om hvordan og hvorfor AI Gym, som er en del av SquashFitness (heretter kalt «SQF» / «vi» / «oss»), samler inn og behandler personopplysninger om deg. Personvernerklæringen gir deg den informasjonen personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) krever at vi gir i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger.

1. Innsamling og bruk av personlig informasjon

AI Gym samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle vår avtale med deg som medlem, herunder ytelse av god service, oppfølging av treningsprogram, og informasjon om våre produkter og tjenester. Vi kan ikke samle inn og bruke din informasjon uten at du har gitt ditt samtykke eller det foreligger et annet gyldig behandlingsgrunnlag.

Vi samler inn opplysninger som:

• Navn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse og postadresse

• Type medlemskap, betalingsinformasjon og medlemshistorikk

• Informasjon i forbindelse med booking av treningsøkter, coaching-timer og prøvetimer

• Resultater fra BodyScan og kroppsanalyse (se egen omtale i punkt 2)

• Bruk av AI Gym-appen, herunder treningsprogram, fremgang og treningshistorikk

Opplysningene innhentes i hovedsak fra deg selv, ved registrering, booking, gjennomføring av BodyScan eller bruk av appen.

2. BodyScan og helserelaterte opplysninger

Som en del av medlemskapet hos AI Gym gjennomfører vi regelmessig BodyScan og kroppsanalyse. Dette omfatter målinger som muskelmasse, kroppsfettprosent, styrke, balanse, mobilitet og lignende fysiske data.

Slike opplysninger kan i visse tilfeller regnes som helseopplysninger og dermed som en særlig kategori personopplysninger etter GDPR artikkel 9. Vi behandler disse opplysningene kun:

• Med ditt uttrykkelige samtykke, og

• For å gi deg personlig oppfølging, treningsprogram og kostholdsveiledning tilpasset din fremgang

Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykket til behandling av BodyScan-data. Dette vil ikke påvirke lovligheten av behandling som har skjedd før samtykket ble trukket tilbake, men kan medføre at vi ikke lenger kan tilby personlig tilpasset oppfølging.

BodyScan-data lagres i ditt medlemskap og i AI Gym-appen, og er kun tilgjengelig for deg selv og din personlige coach.

3. AI Gym-appen og treningsdata

Når du bruker AI Gym-appen lagres informasjon om dine treningsøkter, programmer, fremgang og bookinger. Dette gjør det mulig for deg å følge din egen utvikling over tid, og for din coach å gi deg relevant oppfølging.

Du eier dine egne data og har til enhver tid kontroll over hvilke opplysninger som lagres, jf. dine rettigheter beskrevet i punkt 8.

4. Juridisk grunnlag for behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger er ikke tillatt med mindre det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag. Vårt behandlingsgrunnlag finnes i de fleste tilfeller gjennom:

• Avtalen vi har med deg som medlem (kontrakt)

• Ditt samtykke, særlig ved behandling av helserelaterte opplysninger som BodyScan-data

• Vår rettslige forpliktelse, for eksempel ved bokføring og regnskap

• Vår legitime interesse, for eksempel for å forbedre våre tjenester

Ved behandling av personopplysninger til barn under 18 år kreves samtykke fra foresatte.

5. Deling av personopplysninger – bruk av tredjepart

Registrerte personopplysninger behandles konfidensielt hos oss, og det er bare de med tjenstlig behov — herunder din personlige coach — som har tilgang til dine personopplysninger og treningsdata.

Som hovedregel vil vi ikke dele personopplysninger med noen utenfor vår virksomhet. Vi gjør deg oppmerksom på at vi i noen sammenhenger vil være forpliktet i lov til å utlevere personopplysninger, og at vi samarbeider med følgende tredjeparter:

• Book247 – for booking av treningstimer, BodyScan, medlemskap og betalingsløsninger

• CrediCare AS og Settl AS – for inndrivelse av utestående medlemsavgift. I saker med CrediCare eller Settl sin involvering er vi forpliktet til å dele dine personopplysninger med dem.

For mer informasjon om hvordan disse tredjepartene behandler data, se deres respektive personvernerklæringer.

6. E-post og telefon

AI Gym benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre oppgaver, herunder oppfølging av prøvetimer, medlemskap og treningsprogram. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

I en telefonsamtale med AI Gym vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

7. Lagring av personopplysninger og sletting

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området. AI Gym kan beholde din informasjon så lenge den er relevant for medlemskapet, eller til du gjør innsigelse mot behandlingen eller ber om å få informasjonen slettet.

Vi har konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet, herunder for:

• Medlemsinformasjon og betalingshistorikk

• BodyScan- og treningsdata

• Henvendelser om gratis prøvetime

Dersom du trekker ditt samtykke til behandling av personopplysninger, vil vår behandling av disse opphøre, men dette påvirker ikke lovligheten av behandling basert på samtykke før samtykket ble trukket tilbake.

8. Dine rettigheter

Du har rett til å anmode oss om:

• Innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg

• Korrigering av uriktige eller utdaterte opplysninger

• Sletting av opplysninger (med mindre vi er forpliktet til å oppbevare dem)

• Begrensning av behandlingen

• Dataportabilitet – utlevering av personopplysningene dine i et strukturert format

• Tilbaketrekking av samtykke, for eksempel knyttet til BodyScan-data eller nyhetsbrev

Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene, vil vi innrette oss etter anmodningen — med mindre vi er forpliktet til annet — innen én måned fra anmodningen ble mottatt.

Ved henvendelse om innsyn i personlige data vil du innen 30 dager motta informasjon om hvordan du kan få innsyn i opplysningene AI Gym har om deg.

Anmodninger kan rettes til post@aigym.no.

Dersom du mener vi har brutt personvernregelverket, har du mulighet til å klage til Datatilsynet.

9. Vilkår for påmelding til gratis prøvetime og nyhetsbrev

Når du melder deg på en gratis prøvetime eller vårt nyhetsbrev via aigym.no, samtykker du til følgende:

9.1 Formål med datainnsamling Informasjonen du oppgir (navn, telefonnummer, e-postadresse og valgt senter) brukes til å kontakte deg angående din prøvetime, samt til å sende deg informasjon om AI Gyms produkter, tjenester, tilbud og arrangementer dersom du har samtykket til dette.

9.2 Behandling av personopplysninger Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med gjeldende lover og regler for personvern, inkludert GDPR. Informasjonen vil ikke bli delt med tredjepart uten ditt samtykke, med unntak av det som er beskrevet i punkt 5.

9.3 Lagring av data Vi oppbevarer informasjonen så lenge det er nødvendig for å følge opp din henvendelse, eller så lenge du er abonnent på nyhetsbrevet. Du kan når som helst be om innsyn i, endring av eller sletting av opplysningene ved å kontakte oss.

9.4 Avmelding Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet ved å bruke avmeldingslenken i e-postene vi sender, eller ved å kontakte oss direkte på post@aigym.no.

9.5 Sikkerhet Vi tar nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine data mot uautorisert tilgang, endring eller sletting.

Ved å melde deg på prøvetime eller nyhetsbrev bekrefter du at du har lest og forstått vilkårene ovenfor, og at du samtykker til vår behandling av dine personopplysninger som beskrevet.

10. Henvendelser til AI Gym

Dersom du ønsker å komme i kontakt med AI Gym for spørsmål knyttet til denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss på:

E-post: post@aigym.no